Bewerbermanagement-Software für öffentliche Verwaltungen:
modernes E-Recruiting & Digitalisierung mit der beesite

Sie wissen, wie komplex die Personalgewinnung im öffentlichen Dienst sein kann: Ausschreibungsverfahren, strenge rechtliche Vorgaben und die Einbindung von Gremien – all das erfordert ein hohes Maß an Organisation und klare Strukturen. Gleichzeitig müssen Sie Stellenausschreibungen schaffen, die nicht nur barrierefrei, sondern auch für moderne Fachkräfte attraktiv sind.

Wie lässt sich dieser anspruchsvolle Prozess vereinfachen und zukunftssicher gestalten? Mit der spezialisierten Bewerbermanagement-Software beesite unterstützen wir Personalverantwortliche im öffentlichen Dienst dabei, ihre Rekrutierungsprozesse rechtskonform, digital und effizient zu gestalten.

Machen Sie Ausschreibungsverfahren zukunftssicher und digital 

Der Fachkräftemangel macht auch vor dem öffentlichen Dienst nicht halt. Umso wichtiger ist es, den Recruiting-Prozess so effizient und rechtssicher wie möglich zu gestalten. Ein modernes Bewerbermanagementsystem (BMS) bietet genau diese Vorteile und hilft, die Digitalisierung voranzutreiben und die gesetzlichen Anforderungen wie die Bestenauslese sicherzustellen.

Die beesite ermöglicht eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Entscheidungen im Auswahlprozess. Alle Schritte – von der Stellenausschreibung bis zur finalen Auswahl – werden dokumentiert und sind transparent einsehbar. Das ist nicht nur wichtig für die interne Qualitätssicherung, sondern auch für etwaige rechtliche Prüfungen. Rechtssichere Dokumentationen wie Auswahlvermerke lassen sich automatisiert erstellen, wodurch Fehlerquellen minimiert werden.

Mit der beesite digitalisieren Sie Ihre Ausschreibungsverfahren und schaffen so eine Grundlage, die Arbeitsaufwände reduziert und Prozesse übersichtlich strukturiert.

Barrierefreiheit – für Sie unverzichtbar im öffentlichen Dienst

Barrierefreiheit ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein Zeichen für gelebte Inklusion. Ein Bewerbermanagementsystem im öffentlichen Dienst muss die Vorgaben der Barrierefreien Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) erfüllen. Das bedeutet, dass sowohl das Bewerbungsportal als auch die Bewerbermanagementsoftware für die verschiedenen eingebundenen Rollen so gestaltet sein müssen, dass sie auch von Menschen mit Behinderungen problemlos genutzt werden können.

Ob Screenreader-Kompatibilität, einfache Navigation oder kontrastreiche Gestaltung – ein zertifiziert barrierefreies System wie die beesite stellt sicher, dass niemand aufgrund technischer Hürden vom Bewerbungsprozess ausgeschlossen wird. Dies stärkt nicht nur das Image der Behörde als inklusiver Arbeitgeber, sondern sorgt auch für eine breitere Bewerberbasis.

Rechtskonforme Nutzung eines Bewerbemanagementsystems

Im öffentlichen Dienst spielt Datenschutz eine zentrale Rolle. Ein Bewerbermanagementsystem muss die DSGVO-konforme Datenverarbeitung gewährleisten. Dazu gehört die sichere Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die Einhaltung der Rechte der Bewerber, wie Auskunfts- und Löschrechte.

Ein gutes BMS ermöglicht die Abbildung unterschiedlicher Aufbewahrungsfristen für Bewerbungsunterlagen, je nach rechtlicher Vorgabe. Zudem sorgt es für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Verarbeitungsschritte. So können Sie sicherstellen, dass Ihr Recruiting-Prozess nicht nur effizient, sondern auch rechtskonform ist.

Wo möchten Sie die beesite hosten?

Die Frage des Hostings ist für Behörden von großer Bedeutung. Sie haben die Wahl zwischen einer SaaS-Lösung in einer Private Cloud oder einem On-Premise-Modell, bei dem die Daten auf eigenen Servern gespeichert werden.

• Private Cloud (SaaS): Bietet Flexibilität und geringere IT-Aufwände, da der Anbieter für Wartung und Updates verantwortlich ist. Wichtig ist, dass die Daten innerhalb der EU gehostet werden, um den Datenschutzanforderungen gerecht zu werden.
• On-Premise: Ideal für Behörden mit hohen Sicherheitsanforderungen, da die volle Kontrolle über die Daten und IT-Infrastruktur besteht. Allerdings sind hier höhere IT-Ressourcen für Wartung und Betrieb erforderlich.

Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile – entscheidend ist, welche Lösung am besten zu den spezifischen Anforderungen Ihrer Behörde passt.

Schaffen Sie klare Prozesse und binden Sie Gremien erfolgreich ein 

Im öffentlichen Dienst ist die Einbindung von Gremien wie dem Personalrat, der Schwerbehindertenvertretung und der Gleichstellungsbeauftragten unerlässlich. Ein modernes BMS ermöglicht die rechtskonforme und nachvollziehbare Einbindung dieser Gremien in den Auswahlprozess.

Durch rollenbasierte Zugriffsrechte können Gremienmitglieder gezielt in den Bewerbungsprozess eingebunden werden, ohne dass sensible Daten unbefugt zugänglich sind. Gleichzeitig sorgen automatisierte Workflows für effiziente Abläufe, die den Verwaltungsaufwand reduzieren und den gesamten Prozess beschleunigen.

Erzielen Sie mehr Reichweite durch Multiposting und automatisierte Veröffentlichungen

Ein weiterer Vorteil eines modernen Bewerbermanagementsystems ist die Möglichkeit des Multipostings. Damit können Sie Ihre Stellenanzeigen gleichzeitig auf verschiedenen Plattformen veröffentlichen, z.B.:

• Bundesagentur für Arbeit
• Interamt
• Weitere relevante Portale für den öffentlichen Dienst

Treffen Sie fundierte Entscheidungen auf Basis umfangreicher Kennzahlen

Ein gutes Bewerbermanagementsystem liefert Ihnen nicht nur Unterstützung im operativen Bereich, sondern auch wertvolle Analyse-Tools. Mit dem integrierten Analytics-Modul der beesite können Sie wichtige KPIs (Key Performance Indicators) erfassen, wie z.B.:

• Anzahl der Bewerbungen pro Ausschreibung
• Durchlaufzeiten im Bewerbungsprozess
• Erfolgsquoten von Stellenausschreibungen

Diese Daten helfen Ihnen, den Recruiting-Prozess kontinuierlich zu optimieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. So schaffen Sie eine datenbasierte Grundlage für Ihre Personalgewinnungsstrategie.

Fazit: Profitieren Sie von einem Bewerbermanagement, das Verwaltung nachhaltig stärkt

Ein modernes Bewerbermanagementsystem ist mehr als nur ein digitales Tool – es ist ein strategisches Instrument, das den öffentlichen Dienst zukunftssicher macht. Mit rechtskonformen Workflows, barrierefreien Bewerbungsprozessen und klar strukturierten Ausschreibungsverfahren schaffen Sie nicht nur Effizienz, sondern auch Transparenz und Rechtssicherheit.

Die nahtlose Gremienintegration, die Automatisierung zentraler Prozesse und die vollständige Nachverfolgbarkeit aller Schritte machen Ihre Personalgewinnung strukturierter und nachvollziehbarer. So wird Ihre Behörde nicht nur attraktiver für Bewerber, sondern auch intern besser aufgestellt, um den Herausforderungen der Zukunft zu begegnen.

Nutzen Sie die Vorteile unserer praxiserprobten beesite, um Ihre Verwaltung nachhaltig zu stärken – effizient, rechtssicher und zukunftsorientiert.

Zertifiziert – Made in Germany - EU-AI- und C5-konform

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